学生材料管理条例
为加强建筑学院学生材料的制度化管理，提高材料管理工作的效率，明确各类材料的保管、归档、发放等工作责任，特制订本条例。
一、学生党建材料的管理
1、学生党员材料以支部为单位统一归档存放于秘书办公室（中大院101室，负责老师周海飞），支部书记（或支委）负责本支部党员材料的归档和取用，并履行登记手续，个人不得擅自存放、取用任何党建材料。附件1：建筑学院党员材料取用登记表
2、学生入党积极分子材料，入党申请书以支部为单位统一归档存放于秘书办公室（中大院101室，负责老师周海飞），其余材料由支部自行进行管理，发展成为预备党员后材料归档统一管理。支部换届时，支部书记需将本支部入党积极分子材料统一交秘书办公室审核登记，再转交给下一届支委。附件2：学生支部入党积极分子材料审核明细表
3、因需借用党建材料须由支部书记（支委）填写《建筑学院党员材料取用登记表》，按期归还时同样须在该表中登记，并由负责老师签字确认。
4、发展党员所需填写的正式材料由学院党委秘书（负责老师贺文琴）统一发放管理。
5、入党积极分子的党校结业证书由秘书办公室统一发放，积极分子所在支部书记（支委）收到通知后前来登记认领。
6、学生因毕业离校须转出党组织关系的，务必与相关单位明确接收地址、单位名称、党组织关系介绍信的接受组织名称，由学院党委秘书（负责老师贺文琴）开具党组织关系介绍信；学生毕业后由秘书办公室协助校档案馆将党员材料转出。
二、各类获奖证明材料的管理
1、对参加学校及院系各类活动、竞赛所获荣誉证书、奖状、奖杯、匾额、锦旗，以及学生奖学金荣誉证书均由学生办公室负责管理、保存、发放。
2、集体荣誉证明材料由学生办公室统一保存管理，参与活动的个人不得私自保存集体荣誉证明（不含临时参赛团体）。
3、个人所获荣誉证书由学生办公室统一发放，不得遗留堆积，证书原则上由获奖同学所在班级的班干部到学生办公室统一认领，个别性的荣誉证书可由获奖本人领取，领取时均须在获奖名单上签字确认。
4、奖学金申请材料、获奖记录汇总材料等由秘书办公室负责归档保存。
三、学生信件管理
1、学院原则上只接受涉及学生重要信息材料的信件，对于学生个人办理网购、银行卡以及私人信件、节日贺卡、明信片等所需的联系地址均为学生宿舍的通信地址，此类信件如寄到学院出现差错，学院概不负责。
2、学生因办理相关手续所需出具的证明材料可以采用挂号信、快递等有安全保障的邮寄途径寄往学生办公室（210096，江苏省南京市玄武区四牌楼2号中大院110室，联系人具体咨询），学生办公室代为转递。
3、与发展党员有关的政审函调等党建材料采取有保障的邮寄途径统一寄至党委办公室（210096，江苏省南京市玄武区四牌楼2号中大院105，贺文琴老师收）。
四、毕业生材料管理
1、三方协议由学生办公室统一发放，一人一份，必须由本人在明确工作去向后亲自到学生办公室领取，领取时需对应自己的协议编号领取属于自己的三方协议，并根据要求填写登记表格，不得多领。
2、学生因工作、出国所需开具的报到证、户口迁移证由学生办公室统一发放，须由学生本人登记认领。
3、毕业生务必与相关单位明确档案接收地址和单位名称、党组织关系介绍信的接受组织名称，以利于秘书办公室将档案一次性转出，避免转错、重转。
4、毕业照由学生办公室统一发放，由所在班级班干部前来认领；
5、毕业证书、学位证书由学生办公室协助院教务处统一发放，须由本人亲自登记领取。
五、其他学生材料的管理
1、学生在校期间因离校所需提交的请假条由所在年级辅导员妥善保管。
2、院、校内学生活动、学生会活动、对外交流活动的文字、图片材料由学生办公室相关负责老师整理保存，学期结束前将电子文件及纸质文件交由秘书办公室归档。
3、各类学生谈话记录、情况说明、学生处分文件等材料随时交秘书办公室归档。
4、学生活动所用的各类道具、服装、单位招聘的宣传册、海报、横幅不得在学生办公室长期堆放，无保留价值的需及时清理，可再次利用的放至305办公室妥善保存。
以上管理办法自2011年9月实行，由建筑学院学生办公室负责解释。
